Blog: De eerste papierloze raadsvergadering in Amstelveen
Door Pascale Georgopoulou
Bij de eerste vergaderronde met iPads in mei kon ik mijn glimlach nauwelijks verbergen. Kijkend naar de ruime meerderheid van de vergaderaars, grotendeels nog zoekende naar de meest handige werkwijze en apps voor zichzelf, dacht ik terug aan mijn afdelingsplan 2008 waarin ik voor het eerst de digitalisering van de raadzaal had opgenomen. Toen had ik er een totaal ander beeld bij. Ik zag een oplossing à la Amsterdam als toekomst. Pc's onder de vergadertafels, beeldscherm weggewerkt in de tafel en een toetsenbordje en muis in een la. Alles draadloos! Wie had dat allemaal in die tijd! Het leek mij geweldig om ook zoiets te hebben in Amstelveen.
Zo noem ik het niet, maar toen vond eigenlijk de allereerste pilot plaats. Ik regelde voor drie raadsleden met digitale affiniteit een internetverbinding.... bedraad op hun werkplaats in de raadzaal, ze gebruikten hun eigen laptop. Na de eerste keer vroeg een raadslid: 'En nu? Wat kan ik nu eigenlijk?' Op internet. ‘En dan?' Stukken van het internet afhalen om te lezen. ‘Maar ik heb ze al op papier'. Zie daar alle ingrediënten, laat ik zeggen: de randvoorwaarden om bij latere pilots rekening mee te houden.
Keuzes met overtuiging
Nu doen wij dus in Amstelveen een pilot met iPads. Ik durf het niet met zekerheid te zeggen, maar het lijkt mij dat ondertussen een meerderheid van de raden in Nederland of een pilot doet of op het punt staat om te starten. De één is iets verder, de ander begin pas. Er worden keuzes gemaakt. Met veel overtuiging. Anderen kiezen iets anders met evenveel overtuiging. En ik ben ervan overtuigd dat over een paar jaar (drie of vier dus) het allemaal weer anders zal zijn.
Wij kozen voor de aanpak ‘iPad of papier'. Een eerdere pilot (nummer twee dus) met laptops en e-readers had waardevolle informatie opgeleverd. De e-reader, ja, sentiment. Twee jaar geleden leek dat de toekomst. Goed leesbare testen, bladeren door documenten, aantekeningen maken, als dat niet revolutionair was, dan weet ik het ook niet. Hij was wel traag, enorm traag. En duur. De laptops hadden trouwens ook voordelen. Gemakkelijk informatie opzoeken, teksten schrijven op de vertrouwde manier, ja, dat kon ook. Maar hoe kleiner de laptop hoe moeilijker lezen en scrollen door de tekst. Aan deze pilot namen zes raadsleden deel. Eén haakte al vroeg af. De rest kwam tot de conclusie: ‘is dit alles?'
Een spectaculair hebbedingetje
Toen kwam de onvermijdelijke iPad. Wie had gedacht dat het zo snel kon gaan. Met alle kritische noten en opmerkingen moeten vriend en vijand toegeven dat de opkomst van het hebbedingetje spectaculair was. De eerste iPad was al snel te zien in de raadzaal. Gewoon privé of zakelijk aangeschaft door een enkel raadslid, die meteen door collega's werd bevraagd hoe dat nou was, zo'n iPad. En in tegenstelling tot de eerdere pilots waarbij het initiatief vanuit de griffie kwam, was het nu een initiatief van raadsleden zelf om een pilot te gaan doen. Now we're talking!
Er moest ‘aan de achterkant' natuurlijk van alles worden geregeld. De documenten moesten op een adequate manier worden ontsloten. En hoe zat het met beveiliging? Dat soort vragen. Dat is de taak van de griffie. En daar zijn wij druk mee. Er zijn vragen waar wij het antwoord nog niet op hebben. Erover praten helpen, maar echt doen helpt beter. De griffie is vanaf begin 2011 over op de iPad.
De eerste keer met iPad vergaderen. Ik zag mijn raadsleden (deze keer doen er 34 mensen mee) met hun iPad in de weer gaan. Elkaar vragen stellen, samen mogelijkheden ontdekken, de eigen werkwijze opnieuw uitvinden. Vanuit de griffie helpen wij graag en met enthousiasme mee.
Een zoektocht naar een werkwijze
Het is daarom weer een pilot. Met bepaalde randvoorwaarden (al dan niet in bruikleen, welke apps, instructie en support, dat soort dingen). Het doel is om efficiënter te werken, sneller toegang te hebben tot informatie, informatie met elkaar te delen en op papier te besparen. Hoe gaan wij dat realiseren? Ik zie overigens raadsleden die de iPad als de ‘oude' papierbundel gebruiken en hun aantekeningen op papier maken. Ook prima natuurlijk. En alle andere manieren zijn ook goed. Papier zal nooit helemaal verdwijnen. Het is geen dogma of strijd. Het is een zoektocht naar een werkwijze.
Kiezen wat het beste werkt
Komt er straks nog een pilot, nummer zoveel? Er komt een moment dat raadsleden zelf zullen kunnen/mogen kiezen wat het beste voor ze werkt. Straks komen er meer apparaten op de markt. Wij zullen vanuit de griffie beter weten wat mogelijk is. En wat het handigst werkt. En hoe wij raadsleden het beste kunnen ondersteunen. Ik zie zelf een soort digitale of virtuele werkplek voor me. Raadsleden kunnen deze zelf bouwen met onderdelen die ze nodig hebben. Mail, agenda, vergaderstukken, nieuws, social media, een plek om met de fractie samen aan stukken te werken. Een soort iGoogle, portal, Pleio, ik weet niet eens hoe die dingen allemaal heten. Ik ben maar een eenvoudige griffier. Het maakt mij dus niet eens uit wat het is, als het maar werkt en het werk van raadsleden gemakkelijker maakt.
Pascale Georgopoulou is sinds 2007 raadsgriffier in Amstelveen. Volg haar ook op twitter.
Wilt u ook een keer een gastblog schrijven? Mail naar info@necker.nl.
Meer weten?
Wilt u meer weten over papierloos vergaderen? Neem contact op met adviseur Peter Joosten, 06 265 127 73, peter@necker.nl. Volg hem ook op twitter.
